福利厚生の運用で困ることとは？担当者の負担を減らす方法と外部サービスの活用法

1. 福利厚生担当者にはどのような業務がある？

＜要点＞
・導入前には、目的や予算などを整理し、制度やサービスを選定する
・導入後も、周知や申請対応、利用状況の管理、制度の見直しなどが必要

福利厚生担当者は、制度の企画やサービス選定などの導入前の準備から、従業員への周知、申請・利用状況の管理、問い合わせ対応、費用・契約の管理など、導入後の運用まで幅広い業務を担当します。
福利厚生の制度やサービスによって必要な業務は異なりますが、従業員が制度を利用しやすい環境を整え、継続して運用することが担当者の主な役割です。
ここでは、福利厚生の導入前から導入後まで、担当者が行う代表的な業務を紹介します。

導入目的や予算、対象者の整理 

福利厚生を導入する際は、まず「何のために導入するのか」を明確にし、対象となる従業員や予算、運用体制などを整理します。
採用力の向上や従業員の定着、物価高対策など、目的によって適した福利厚生は異なります。

福利厚生サービスの比較・選定 

導入目的や予算などの条件を整理したら、候補となる福利厚生サービスを比較します。
サービス内容や料金だけでなく、従業員の利用しやすさや公平性、導入後の管理工数なども確認し、自社の運用体制に合ったサービスを選定します。

社内稟議や導入準備 

導入する福利厚生が決まったら、導入目的や期待できる効果、費用、運用方法などを整理し、社内稟議を進めます。
必要に応じて社内規程や利用ルールを整備し、導入後の運用方法や従業員への案内方法も準備します。

制度の案内・社内周知 

福利厚生を導入したら、従業員に制度の内容や利用方法を知らせる必要があります。
対象となる従業員や利用条件、申請方法、利用できるサービスなどを整理し、社内ポータルやメール、社内報などを使って周知します。

申請・利用状況の管理 

福利厚生制度のなかには、利用前の申請や企業側での承認が必要な制度もあります。
担当者は申請内容の確認や承認、利用実績の集計などを行い、制度が適切に利用されているかを確認します。

従業員からの問い合わせ対応 

福利厚生の利用方法や対象条件、申請手続きなどについて、従業員から問い合わせを受けることがあります。
制度の種類が多い場合は、ルールや申請方法も異なるため、問い合わせの種類も増える可能性があります。

費用・契約の管理 

契約内容や利用料金、契約期間、更新時期などを管理します。
予算と利用状況を確認し、費用に見合った制度になっているかを確認することも大切です。

制度の見直し・効果測定 

利用状況や従業員の反応を確認し、必要に応じて制度を見直します。
利用されていない制度がないか、従業員にとって使いやすい制度になっているかなどを確認し、制度の追加や変更、廃止などを検討します。

2. 福利厚生の運用で担当者が抱えやすい課題

＜要点＞
・福利厚生担当者は他の業務と兼務しているケースが多い
・福利厚生業務にかけられる時間が限られている

福利厚生の運用では、制度の内容だけでなく、管理を担当する従業員の負担も課題になります。
帝国データバンクの「福利厚生に関する企業の実態調査」でも、中小企業から「充実させたいとは考えているが、ノウハウや余裕がなく難しい」「中小零細企業ではできることが制限され、大企業のようには充実させられない」といった声が寄せられています。
ここでは、調査結果をもとに、福利厚生の運用で担当者が抱えやすい2つの課題を紹介します。

出典：帝国データバンク「福利厚生に関する企業の実態調査」

福利厚生以外の業務も兼務している

福利厚生担当者を対象とした調査では、福利厚生業務以外の業務も担当している人が97.3％にのぼり、人事（57.8％）、総務（55.8％）、労務（50.2％）などとの兼務が多いことが示されています。
このことから、福利厚生担当者は他の業務と兼務しながら、福利厚生の運用を行っているケースが多いと考えられます。

出典：株式会社才流「【福利厚生担当者編】BtoB商材の導入実態調査」

業務にかけられる時間が限られている 

福利厚生担当者を対象とした調査では、福利厚生業務に充てる時間が「20％未満」と回答した人が44.3％、「20％～40％未満」が34.3％となりました。
合計すると、福利厚生業務に充てる時間が全体の40％未満の人は78.6％にのぼります。
このことから、福利厚生担当者の多くは限られた時間のなかで業務を行っていることが分かります。

出典：株式会社才流「【福利厚生担当者編】BtoB商材の導入実態調査」

3.福利厚生の運用負担を減らす方法

＜要点＞
・申請や承認が必要な業務を減らし、従業員自身で利用できる仕組みにする
・自社での管理が難しい場合は、外部の福利厚生サービスを活用する

福利厚生の運用負担を減らすには、申請や周知などの業務を整理し、担当者が管理しやすい仕組みを整えることが重要です。
申請方法をシンプルにしたり、社内周知の方法を整理したりすることで、日々の管理業務を効率化できます。
また、自社での運用が難しい場合は、外部サービスを活用する方法もあります。
ここでは、福利厚生の運用負担を減らす3つの方法を紹介します。

制度・申請方法をシンプルにする

福利厚生制度を導入するときは、従業員だけでなく担当者にとっても分かりやすい仕組みにすることが大切です。
申請方法や利用条件が複雑な制度では、従業員からの問い合わせや担当者による確認作業が増える可能性があります。
できるだけ利用方法が分かりやすく、申請や管理の手間が少ない制度を選びましょう。

社内周知の方法を整理する

福利厚生を利用してもらうには、制度の内容や利用方法を従業員に分かりやすく伝える必要があります。
社内ポータルやメールなど、既存の社内コミュニケーション手段を活用し、制度ごとの案内方法を整理しておくと、周知にかかる担当者の負担を抑えやすくなります。
また、制度の導入時だけでなく、定期的に利用方法を案内することも、従業員の認知や利用につながります。

外部サービスを活用する

福利厚生の運用業務そのものを減らしたい場合は、外部の福利厚生サービスを活用する方法もあります。
サービスによっては、制度の提供や利用手続き、従業員への案内などを一元化できるため、自社で対応する業務を減らせます。
特に中小企業など担当者の人員が限られている企業では、外部サービスを活用して運用業務を効率化することも選択肢の一つです。

4. 運用負担が少ない福利厚生サービスのポイント

＜要点＞
・従業員が申請から利用まで自分で完結できる
・利用方法や対象条件が分かりやすく、担当者の負担が少ない

外部の福利厚生サービスを活用する場合も、サービスによって導入後の管理負担は異なります。
特に中小企業では、担当者が人事や総務などの業務を兼任しているケースもあるため、利用状況の管理や問い合わせ対応などに手間がかからないサービスを選ぶことが重要です。
ここでは、運用負担を抑えやすい福利厚生サービスの3つのポイントを紹介します。

従業員自身で利用を完結できる 

福利厚生サービスは、従業員が自分で申し込みや購入、利用まで完結できるものを選ぶと、担当者の負担を抑えやすくなります。
例えば、従業員が専用ページから直接利用できるサービスであれば、利用するたびに担当者が申請を受け付けたり、個別に手続きをしたりする必要がありません。
一方、利用のたびに担当者への申請や承認が必要な制度では、利用者が増えるほど対応業務も増えます。
そのため、サービスを選ぶ際は「誰が申請するのか」「利用のたびに担当者の対応が必要か」まで確認しておきましょう。

問い合わせや個別対応が発生しにくい

福利厚生サービスは、利用方法が複雑だったり、対象となるサービスが多すぎたりすると、従業員からの問い合わせが増える可能性があります。
例えば、利用条件や申請方法がサービスごとに異なる場合、担当者が従業員からの質問に対応したり、利用方法を確認したりする手間が発生します。
そのため、利用方法や対象者、利用条件などが分かりやすく、従業員自身で確認できるサービスを選ぶことがポイントです。

利用状況の管理がシンプル

福利厚生を継続して運用するには、利用状況を確認するための管理作業が必要になる場合があります。
特に、企業側で利用者や利用回数、付与ポイントなどを個別に管理する仕組みでは、従業員数が増えるほど担当者の作業も増えやすくなります。
そのため、企業側で細かな利用状況を管理する必要がないサービスは、運用負担を抑えやすいといえます。
中小企業では、福利厚生の導入時だけでなく、導入後も担当者が無理なく管理できる仕組みかどうかを確認することが大切です。

5. 福利厚生の運用負担を「Kiigo for 社内販売」で減らす

個別の申請・承認が不要
 

福利厚生では、従業員が利用するたびに担当者が申請を受け付けたり、対象者を確認したりする仕組みだと、利用者が増えるほど対応業務も増えていきます。
「Kiigo for 社内販売」は、企業が用意した専用ページから、従業員自身が利用したいデジタル商品券を選んで購入する仕組みになっています。
そのため、担当者が従業員ごとに希望商品を確認したり、購入のたびに申請を受け付けたりする必要がありません。
福利厚生を利用する従業員が増えても、担当者が一件ずつ対応する業務を抑えやすいことが、運用負担の軽減につながります。

利用する商品を従業員自身が選べるため、担当者の負担が減らせる
 

福利厚生では、従業員からの申請を受けて担当者が商品を手配したり、従業員のニーズに合わせて制度を選定したりする必要がある場合があります。
「Kiigo for 社内販売」では、コンビニやドラッグストア、飲食店、ECサイトなどで利用できる複数のデジタル商品券から、従業員自身が使いたい商品を選んで購入できます。
そのため、担当者が利用者ごとに商品を手配する必要がなく、従業員一人ひとりのニーズに合わせて福利厚生を用意する負担も抑えやすくなります。

既存の福利厚生と併用でき、制度を大きく変更する必要がない 
 

新しい福利厚生を導入する際に、現在の制度の見直しや変更を行うことは重要な過程ですが、担当者の作業が大きく増える場合があります。
「Kiigo for 社内販売」は、導入費・固定費が0円で導入できるため、追加費用なく既存の福利厚生制度と併用できます。
既存制度を維持しながら新しい選択肢を追加できるため、制度変更に伴う社内調整や周知の負担を抑えやすい点がメリットです。
「Kiigo for 社内販売」のように、従業員自身で利用を完結でき、企業側の個別対応を減らせる仕組みを選ぶことで、福利厚生を増やしながら担当者の運用負担を抑えることにつながります。

6. よくある質問

福利厚生の運用で担当者の負担が増えやすい業務は？ 
 

社内周知、利用申請の確認、問い合わせ対応、利用状況の集計、費用や契約の管理などが挙げられます。
特に、利用のたびに企業側での申請や承認が必要な制度では、利用者が増えるほど担当者の対応業務も増えやすくなります。

福利厚生の運用負担を減らすにはどうすればよい？ 
 

申請や承認の手間が少なく、従業員自身で利用を完結できる制度を選ぶことがポイントです。
また、利用方法が分かりやすく、企業側で利用者や利用回数などを細かく管理する必要がないサービスを選ぶことも、担当者の負担軽減につながります。

外部の福利厚生サービスを選ぶときは何を確認すればよい？ 
 

料金だけでなく、導入後に担当者が行う作業まで確認することが重要です。
利用のたびに申請・承認が必要か、従業員からの問い合わせに企業側で対応する必要があるか、利用状況を細かく管理する必要があるかなどを確認しましょう。

「Kiigo for 社内販売」は担当者の運用負担を減らせますか？ 
 

はい。「Kiigo for 社内販売」は、従業員自身が専用ページから商品を選んで購入する仕組みのため、企業側が利用者ごとに申請を受け付けたり、商品を手配したりする必要がありません。
そのため、福利厚生の利用に伴う個別対応を抑えやすく、担当者の運用負担を軽減できます。

「Kiigo for 社内販売」は既存の福利厚生と併用できますか？ 
 

はい。既存の福利厚生制度と併用できます。
導入費・固定費0円のため、予算に限度がある企業でも、今ある制度を減らすことなく追加できます。
現在利用している制度を大きく変更せず、新たな福利厚生の選択肢として追加できるため、制度変更に伴う担当者の作業や社内調整を抑えやすい点が特徴です。

7. まとめ

福利厚生の運用では、制度を導入するだけでなく、社内周知や申請対応、問い合わせ、利用状況の管理など、担当者による継続的な業務が発生します。
人事や総務の担当者が他の業務と兼任しているケースが多く、福利厚生に時間を割けないことが調査からも分かっています。
運用負担を減らすには、申請や承認が少なく、従業員自身で利用を完結できる制度を選ぶことがポイントです。また、利用方法が分かりやすく、企業側で細かな利用管理を行う必要がないサービスであれば、導入後の担当者の負担を減らせるでしょう。
「Kiigo for 社内販売」は、従業員自身が専用ページから商品を選んで購入できるため、利用のたびに企業側で申請を受け付けたり、商品を手配したりする必要がありません。
既存の福利厚生制度とも併用できるため、現在の制度を大きく変更せずに新たな福利厚生を追加できます。
福利厚生を長く運用するためにも、制度の内容だけでなく、導入後に担当者がどのような作業をする必要があるのかまで確認し、自社の運用体制に合ったサービスを選びましょう。